Ya hablamos de la importancia de dar retroalimentación. En una nota anterior presentamos 5 sugerencias para dar feedback constructivo.
Hoy quiero presentarte una manera de estructurar la sesión de feedback en 6 pasos de manera que puedas maximizar el éxito de dicha sesión.
Los pasos son los siguientes:
1. Preparar
Las sesiones de feedback pueden ser momentos incómodos. Por este motivo resulta fundamental planificarlas. De lo contrario es probable que lo hagamos de manera inapropiada o incompleta.
Algunos puntos a tener en cuenta en la preparación son los siguientes:
a. Tener una razón de negocios para dar el feedback - El feedback debe darse debido a una razón clara y específica relacionada con los resultados de la empresa. Por ejemplo, "según x reporte tu performance disminuyó en un 40% en el último cuatrimestre" es más específico y claro que "últimamente no te desempeñas muy bien". Pensá en una razón de negocio concreta, medible y objetiva para dar feedback.
b. Determinar el mejor momento y lugar - Para que la comunicación fluya de manera óptima el feedback debe darse en un espacio confidencial y en un momento donde los integrantes de la reunión puedan dialogar con comodidad y sin presiones de tiempo. Te sugiero pensar en esto por anticipado.
c. Hacer una lista de preguntas que necesitan ser contestadas - Dado que , como dijimos, este tipo de reuniones pueden resultar incómodas es conveniente preparar de antemano una lista de preguntas que necesitan ser contestadas así como de puntos que se deben hablar. Esto ayuda a que se pueda obtener toda la información necesaria.
2. Presentar
Es recomendable comenzar la sesión yendo directo al grano sin dar vueltas. Presentar primero que nada la razón de negocios por la que se da el feedback. Ofrecer ejemplos específicos del comportamiento que se desea corregir, cómo impacta en el negocio y qué otras consecuencias puede tener en el futuro.
Describir siempre sobre datos objetivos o sobre nuestra percepción. No hacer juicios de valor.
3. Escuchar
Escuchar lo que el receptor del feedback tiene para decir. Tomar en cuenta su perspectiva y tomar nota sobre lo que dice. Escuchar de manera activa sin interrumpir.
4. Continuar el diálogo
Considerar la perspectiva que el receptor haya presentado poniéndose en su lugar, escuchándose el uno al otro y manteniendo una conversación sobre todo lo sucedido. El objetivo de esta etapa es que cada uno entienda el punto del otro. Sólo cuando esto sucede es momento de pasar al paso siguiente.
5. Establecer un plan de acción
Buscar soluciones con las cuales los dos estén de acuerdo. Tener en cuenta las dos perspectivas. Buscar una manera de aprender de los errores para que la próxima vez no ocurra lo mismo. Establecer una fecha de seguimiento para verificar que se haya cumplido el plan de acción.
6. Agradecer
Agradecer a la persona por su actitud, y reforzarla con algún comentario positivo y que transmita confianza. Por ejemplo, se podría concluir la sesión diciendo: "siempre hiciste un trabajo excelente así que tengo absoluta confianza en que va a seguir siendo así".
Si seguís estos pasos es probable que puedas aprovechar al máximo la sesión de feedback, haciendo que realmente sea una experiencia de crecimiento, aprendizaje y mejora continua.
Saludos
Martin
No hay comentarios:
Publicar un comentario