5 sugerencias para dar feedback constructivo

En la nota anterior presentamos 4 creencias limitantes sobre el feedback personal. Si no tuviste la oportunidad de leerla te invito a que lo hagas haciendo click aquí.

También habíamos comentado que una de las mayores razones por las cuales las personas no dan feedback es por miedo a que el receptor del mismo se sienta lastimado. Esto puede pasar, pero no siempre es culpa del empleado. Si el feedback causa que el receptor se ponga a la defensiva esto puede ser una señal que nos diga que tenemos que revisar el proceso. 

Muchos gerentes no saben cómo hacerlo, y por esta misma razón terminan dando un feedback que es percibido negativamente, lo cual aumenta la probabilidad de que la persona que lo recibe se ponga a la defensiva. A veces por esta misma razón las personas no cambian. Esto puede convertirte en un círculo vicioso.

Me gustaría darte algunas sugerencias a tener en cuenta a la hora de dar retroalimentación correctiva:

1. Primero escuchar. Antes de dar un feedback sobre una acción a corregir es importante preguntar al empleado su visión de los hechos. Si no lo hacemos podemos estar perdiendo información importante sobre cómo ocurrieron las cosas. Si hacemos esto podemos estar dando un feedback incorrecto que el empleado puede percibir como injusto.

2. Demostrar confianza y dar apoyo. Es importante comunicar al empleado que lo que ocurrió fue un error, pero sabemos que fue algo excepcional y que tenemos la confianza en que puede hacerlo bien las próximas veces. Además de esto, también ayuda proveer recursos que puedan ayudarlo a mejorar sus resultados. Estos recursos pueden ser por ejemplo: ayuda de otras personas, coaching, cursos, menos tareas, etc.

3. Ser específico. Es fundamental que el feedback describa de manera específica cuál es el comportamiento que se debe cambiar. El objetivo del feedback no es retar al otro, sino cambiar un comportamiento que puede tener resultados negativos. Debemos tener esto en cuenta y dar comentarios específicos que ayuden al receptor a identificar exactamente: cuál fue su comportamiento que causó en resultado negativo, qué consecuencias tuvo, qué se necesita cambiar al respecto y cómo debe hacerse. Cuanto más información objetiva tenga el empleado, más va a poder hacer al respecto. 

4. Ser descriptivo. No valorar. Debemos enfocarnos en describir nuestra percepción, nuestros sentimientos, sensaciones, y cómo fueron afectados los procesos de trabajo. Decirle al otro lo que percibimos va a ayudar a que acepte más fácilmente lo que decimos. Difícilmente el otro cuestione nuestros sentimientos y percepciones. Los resultados concretos también son difíciles de cuestionar. Lo que no debemos hacer son reproches o juicios de valor. Si lo hacemos es probable que el receptor se ponga a la defensiva. Por eso debemos evitar frases tales como: "lo que hiciste fue un desastre", "no sos un buen empleado" o "siempre hacés esto mal". Aunque parezca poco usual, estas frases se usan frecuentemente. El feedback debe estar orientado hacia el comportamiento, no hacia la persona. 

5. No aprovechar la oportunidad para descargar emociones en el otro. En ocasiones puede pasar que llevemos al trabajo problemas personales. Si nos pasa esto en el momento que vayamos a dar feedback podemos terminar descargando emociones reprimidas en un empleado. Muchos jefes y gerentes hacen esto sin darse cuenta. Debemos ser conscientes de los momentos en los cuales estamos más propensos a tener reacciones emocionales y evitar descargar esas emociones en una sesión de feedback con un empleado. Si lo hacemos es muy probable que la sesión de retroalimentación no sea beneficiosa. 

Si aplicás las ideas que te sugerimos tanto en esta como en otras notas, poco a poco vas a ir convirtiendo ese círculo vicioso en uno virtuoso, donde los empleados mejoran su desempeño, lo cual causa más feedback positivo, y esto refuerza aún más el comportamiento positivo.

Más adelante vamos a dar un ejemplo concreto de una sesión de feedback.

Saludos
Martin

Mandale esto a tu jefe: 4 creencias limitantes sobre el feedback personal

En notas anteriores hablé sobre feedback personal, también llamado retroalimentación. Presenté varias razones por las cuales es importante dar feedback. Si no leíste esa nota podés verla aquí. 

También mencioné que más allá de los motivos que existen para creer que la retroalimentación es importante, la mayoría de los gerentes no lo hacen, por lo menos tanto como podrían hacerlo. 

Si hablamos con la mayoría de los supervisores, jefes o gerentes, nos van a decir que dar feedback es algo importante. Sin embargo del dicho al hecho hay todo un trecho. Muchos de estos mismos gerentes que expresan ser conscientes de la importancia de la comunicación y de la retroalimentación no lo hacen. ¿Porqué ocurre esto? En otra nota mencionamos 5 razones por las cuales creemos que los gerentes no brindan feedback. Podés ver esta nota aquí.

Es posible que muchos gerentes tengan una intención auténtica de dar feedback a su equipo pero fallen por falta de conocimiento o experiencia en el proceso. Hoy me gustaría presentar 4 mitos o falsas creencias sobre el feedback personal. Tener estas creencias limitantes puede hacer que el proceso de dar feedback sea incompleto o incorrecto.

1. Creer que el feedback es necesariamente negativo

Algunos gerentes creen que dar feedback se trata solamente de hacer críticas. Quienes crean esto se están perdiendo de usar una herramienta reforzadora y motivadora: el feedback positivo. Aún cuando tengamos que comunicar aspectos a corregir, el combinarlo con retroalimentación positiva hace que el receptor del feedback esté más abierto y menos a la defensiva. 

En el feedback positivo debemos ser específicos. No alcanza con decir: "estás haciendo un buen trabajo". Debemos describir exactamente qué comportamientos hacen que una persona se destaque. Esto les da información precisa sobre qué debe seguir haciendo para tener éxito.

2. Pensar que sólo los gerentes dan feedback

Si pensamos que solo los gerentes pueden dar feedback estamos cometiendo un grave error. Para liderar con el ejemplo, resulta útil que los gerentes también pidan retroalimentación a su equipo. Esto está implementado como un proceso formal en algunas empresas, donde se hace una evaluación 360, o sea que todos evalúan a todos. Sin embargo, en aquellas empresas donde no se cuenta con este proceso formal, los mismos gerentes pueden tener la iniciativa de hacerlo con su equipo.

Esto comunica varios mensajes. Primero que nada que el gerente se interesa por la opinión de su equipo. También da evidencia de que le interesa mejorar como líder. Finalmente, también hace que cuando a los empleados les toque recibir feedback lo tomen de manera más positiva, ya que después de todo su jefe también realiza el mismo proceso. 

Tengamos en cuenta que si pedimos feedback, debemos hacer algo al respecto con la información que nos den. Si no lo hacemos vamos a ser percibidos de manera más negativa que antes.

3. Creer que el feedback se da solamente en la evaluación de desempeño 

Quienes tengan esta creencia van a hacer un uso muy limitado del feedback, ya que en muchas empresas la evaluación de desempeño se realiza de manera anual.

Para que la retroalimentación sea más efectiva debemos darla lo más cerca posible del evento ocurrido. Cuanto antes se haga, más fácil va a ser para el receptor recordar los detalles del evento y hacer algo al respecto. Si recibimos un comentario negativo de algo que ocurrió hace casi un año, difícilmente lo tomemos en serio y recordemos cómo sucedió realmente. 

Por otro lado, las evaluaciones formales de desempeño tienden a ser momentos tensos. Por esta razón, ese no suele ser el mejor momento para dar mucha información, dado que es probable que el empleado no pueda recordarlo todo.

Qué tan a menudo dar feedback depende de los eventos que ocurran. Quizás lo mejor no es tener una regla fija sino adaptarlo de acuerdo a la frecuencia con que se requiera.

4. Pensar que las personas no cambian

Quienes crean que las personas no cambian probablemente no se molesten en dar feedback, ya que van a pensar que es en vano. No van a realizar el esfuerzo en tener una reunión con los integrantes de su equipo, dado que no ven el beneficio. 

Esta es una manera limitante de pensar dado que las personas tenemos mucho potencial para cambiar. Cambiar hábitos puede ser difícil pero es posible hacerlo, más aún si estamos motivados a cambiar.

Las personas no se resisten al cambio, pero pueden resistirse a ser cambiadas. Por esto, es importante hacer ver al empleado las razones por las cuales vale la pena cambiar, para que se convenza a sí mismo de que vale la pena invertir el tiempo y la energía en hacerlo.

La manera del gerente de dar el feedback influye mucho en la predisposición o resistencia al cambio de parte del receptor.

Saludos
Martín

2 acciones para motivarte a dejar de lado el perfeccionismo

En las notas anteriores estuvimos hablando del perfeccionismo. En una primera nota hablamos de los efectos del perfeccionismo. Luego presentamos tres comportamientos que tienen los perfeccionistas. Si te identificaste con las características que hablamos espero hayas entendido que el perfeccionismo es algo que puede tener consecuencias muy negativas, y que difiere mucho de la búsqueda de la excelencia. El perfeccionismo tiende a ser contra productivo.

Me gustaría ahora darte dos sugerencias para que puedas motivarte a cambiar este hábito negativo:

1. Listar las ventajas y desventajas del perfeccionismo: En general las personas perfeccionistas tienen una tendencia a creer que el perfeccionismo es bueno, que los ayuda a lograr sus objetivos. Mientras mantengan esta creencia es difícil que cambien este hábito negativo. Sin embargo, ya vimos que es probable que el perfeccionismo tenga mas desventajas que ventajas. Por eso primero que nada resulta muy útil hacer una lista de aspectos positivos y negativos del perfeccionismo.

Como aspectos negativos es importante que tomes en cuenta los efectos que hablamos en tu productividad, estado de ánimo y hasta en tu salud. Los aspectos positivos no son muchos. Quizás puedas encontrar algunos pero difícilmente sean más que los negativos. En general el perfeccionista considera positiva la aceptación de los demás y el lograr resultados, pero estos aspectos difícilmente pesen tanto como los negativos. Además, con un poco menos de exigencia podríamos lograr el mismo o mejor beneficio, sin tener tantos efectos perjudiciales.

Si te diste cuenta que los aspectos negativos son más que los positivos te recomiendo que tomes la decisión de cambiar inmediatamente.

2. Asociar mucho dolor con el perfeccionismo: Para ayudarte a cambiar el perfeccionismo, te recomiendo que asocies mucho dolor con los comportamientos perfeccionistas. Para esto te recomiendo que te tomes un rato en un momento en que estés tranquilo y hagas el siguiente ejercicio.

Imaginate que pasan los años y que seguís siendo perfeccionista, esforzándote excesivamente, sin disfrutar de los progresos, y dando el máximo siempre. Observa como ese esfuerzo excesivo afecta tu estado de ánimo, y cómo esta exigencia afecta tu salud. Imagínate que pasan más años y que seguís estresado, cada vez más, y que debido al perfeccionismo y la sobre exigencia no lograste tantas cosas como habías pensado.

Imaginate todo lo que te perdiste de hacer, de disfrutar, por ser tan perfeccionista. Sentí dolor, por haberte exigido tanto y porque te das cuenta que no disfrutaste de la vida como podías haberlo hecho. Este dolor te va a ayudar a convencerte que ser perfeccionista no te va a llevar por buen camino. Este proceso te va a ayudar a estar cada vez mas decidido a cambiar.

Ahora imaginate el escenario opuesto. Visualizá por un momento que dejas de lado el perfeccionismo, que ya no te exigís tanto, que te permitís disfrutar más de la vida, de tus seres queridos, de tu trabajo de tus hobbies, de todo aquello que querés hacer. Gracias a eso se sentís mas relajado, aliviado y feliz. Se sentís con mucho más energía. Esa energía la usas para disfrutar más de la vida, pero también para los objetivos que querés lograr. Te das cuenta que con una actitud menos exigente, podes lograr mucho mas, y sentirte mucho mejor.

Quedate un rato en la sensación de felicidad, e imaginate que pasa el tiempo y empezas a lograr cada vez más cosas en tu vida, pero con alegría y disfrutando de cada cosa que haces. Y gracias a las cosas que logras te vas sintiendo cada vez mejor. 

Es importante que hagas esto en un momento de tranquilidad y que te tomes un tiempo para sentir las emociones positivas. Una vez que estés 100% convencido de cambiar vas a permitirte ser menos que perfecto. En la próxima nota voy a darte 3 acciones concretas que vas a poder poner en práctica.

Si te interesa recibir más información sobre cómo manejar el perfeccionismo te invito a realizar el audio curso determinación. Tu mirada retrospectiva. En este curso  enseñamos a superar emociones y hábitos negativos que dificultan las acciones efectivas que necesitamos para lograr nuestros objetivos más ambiciosos. 

Saludos
Martin

4 razones por las cuales es importante dar feedback constructivo

En la nota anterior hablamos sobre la retroalimentación o feedback y las razones por las cuales los gerentes no dan tanto feedback como es necesario. Si no tuviste oportunidad de leer esta nota anterior te invito a leerla aquí.

Por las razones que presentamos, resulta claro que brindar retroalimentación constructiva no es una tarea fácil. Hacerlo de manera exitosa requiere muchas habilidades interpersonales. Si no se realiza de manera cuidadosa puede ocurrir que el receptor del mensaje se termine poniendo a la defensiva y esto termine en un conflicto, lo cual sería peor que no hacer nada en absoluto. Como ya hablamos, esta es una de las razones por las cuales muchos gerentes prefieren no hacer nada. Me gustaría presentar algunas razones por las cual considero que vale la pena dar feedback constructivo. 

Primero que nada, la retroalimentación es un componente importante del proceso de aprendizaje. Un empleado puede necesitar mejorar en una o varias habilidades pero puede no ser consciente de qué es exactamente lo que necesita hacer para mejorar. En estos casos, un comentario de su supervisor puede servir como guía para saber en qué dirección avanzar. Los gerentes suelen tener una visión más amplia de la situación. Esto puede ayudar a orientar al empleado cuando no pueda ver sus limitaciones por sí mismo.

Segundo, y relacionado con el punto anterior, el feedback constructivo si se realiza adecuadamente mejora el desempeño de los empleados. Las nuevas habilidades que dichos empleados adquieran, o las correcciones que hagan en su comportamiento, si están alineadas con los objetivos de la empresa, van a hacer que la persona mejore sus resultados.

Tercero, la retroalimentación contribuye a mejorar las relaciones entre el gerente y su equipo. Esto ocurre porque los empleados sienten que se preocupan por ellos y por su aprendizaje y desarrollo. Sienten que se los valoran y que se interesan por su mejora y crecimiento continuo.

Cuarto, el feedback ayuda al receptor del mismo a conocer cómo es percibido por los demás, y esto le permite conocer si está subestimando o sobre estimando su desempeño. Una persona que se sobre estima va a tener un desempeño pobre. Por ejemplo, alguien que se sobre estime probablemente no vea la necesidad de pedir ayuda hasta que sea demasiado tarde, que no calcule los tiempos de las tareas de manera realista y que no vea la necesidad de mejorar y adquirir nuevas habilidades. Por el contrario, una persona que se subestima no va a establecerse objetivos muy ambiciosos. Por creerse menos, va a estar operando por debajo de su potencial. Ambos extremos son malos ya que nos hacen ver una realidad incorrecta.

El feedback ayuda a minimizar esta diferencia eliminando las distorsiones en la percepción. El feedback positivo puede ayudar a levantar el auto estima de aquellos que se subestiman, y el feedback correctivo va a ayudar a que aquellos que se sobre estiman puedan dejar de hacerlo.

Como vimos, si bien el proceso puede resultar incómodo y llevar tiempo, es algo que vale la pena. Próximamente presentaremos sugerencias para que el proceso se realice de manera exitosa.

Saludos
Martin

Te invito a una nueva charla sobre gestión de emociones

Quiero invitarlos a quienes residan en Buenos Aires, Argentina, a la charla "¿Cómo gestionar óptimamente las emociones cuando se busca empleo?" el próximo Martes 28 de Agosto, a las 18:30 hs en el barrio de Belgrano. 

Podrán ver los detalles del evento e instrucciones para inscribirse aquí

Los esperamos!

Saludos
Martin

5 razones por las cuales los gerentes no dan feedback

Es muy sabido que muchos gerentes se resisten a dar retroalimentación o feedback constructivo. Según el libro "Feedback Toolkit: 16 Tools for Better Communication in the Workplace", los gerentes deberían dar más feedback del que realmente otorgan. Este libro dice que este problema ocurre tanto en los gerentes que se encuentran en las posiciones más altas de la organización como en los más bajos en el organigrama. Si dar feedback constructivo es una herramienta positiva que puede mejorar el desempeño, ¿por qué los gerentes no lo hacen?

Existen varios motivos pero el más común es el miedo, el miedo a lastimar. La persona que da el feedback en general teme que el receptor del feedback se sienta herido. Como consecuencia de esto, dicho receptor podría reaccionar emocionalmente o creer que el feedback es injusto. Esto podría poner en peligro la relación y empeorar el desempeño. 

Otra razón por la cual los gerentes no dan feedback es que no perciben ningún beneficio en hacerlo ya que creen que las personas no van a cambiar. Alguien que piense de esta manera no va a molestarse en hacerse tiempo para algo que puede ser incómodo ya que no va a resultar en un beneficio. Luego terminan poniendo excusas diciendo que tienen mucho trabajo, pero en el fondo no lo hacen porque no creen que vale la pena hacerlo.

Hasta ahora nos enfocamos en el feedback negativo, es decir el feedback que se da con el objetivo de corregir un comportamiento no deseado. Sin embargo, muchos gerentes tampoco dan feedback positivo. Con feedback positivo me refiero a un comentario que refuerce un comportamiento, por ejemplo: felicitar a un empleado por el buen trabajo que hizo. ¿Por qué pasa esto? ¿No sería esto lo más fácil?

Una razón por la cual esto ocurre es que al dar feedback positivo, el receptor puede aprovechar para pedir una recompensa que quizás la empresa no esté en condiciones de dar. En este caso el feedback podría terminar siendo contra productivo para la empresa. Otra razón es que muchos gerentes tienen la creencia que si un empleado recibe un comentario positivo se va a estancar y no va a seguir buscando la mejora continua. Una razón más es que luego de decir algo positivo puede ser más difícil decir algo negativo. Por estas razones muchos gerentes prefieren jugar a lo seguro y no dar feedback en absoluto, ni siquiera positivo.

Como veremos en la próxima nota, dar feedback tiene muchas ventajas positivas que pueden pesar mucho más que estas desventajas percibidas. La calidad del mismo depende mucho de cómo se realice el proceso.

Me gustaría saber tu opinión: ¿has recibido feedback recientemente? Si lo recibiste, ¿qué tanto te resultó beneficioso? Si no lo recibiste, ¿porqué creés que no te lo dieron? Si tenés personal a cargo, ¿das feedback regularmente? ¿qué es lo que más te cuesta de dar feedback?

En las próximas notas seguiremos hablando del tema.

 

Los problemas del perfeccionismo (parte 2)

En la nota anterior describimos los efectos negativos del perfeccionismo. Me gustaría ahora darte tres comportamientos que también te van a ayudar a identificar qué tan perfeccionista puedas ser:

Comportamiento 1: Fijarse objetivos casi inalcanzables.

En este punto quiero hacer una distinción. Con objetivos casi inalcanzables me refiero a una exigencia casi sobre humana, en la cual para hacer algo tengo que dedicar muchísima energía, más energía de la que es humanamente saludable.

No estoy diciendo que no seamos ambiciosos al establecer nuestros objetivos. Al contrario. Si leíste otras notas de este blog es probable que me hayas escuchado decir que los seres humanos tenemos infinito potencial. Podemos hacer cualquier cosa que nos propongamos.

Si podemos imaginarnos algo en nuestra mente podemos lograrlo. No hay límites en nuestro potencial, en aquello que podemos lograr.  De hecho creo que uno de nuestros problemas es que nos fijamos objetivos poco ambiciosos, porque no somos conscientes de todo nuestro potencial. Entonces, volviendo al perfeccionismo, si tenemos infinito potencial, ¿cual es el problema del perfeccionista?

El problema es que si bien debemos ser ambiciosos al definir objetivos y de emprender acciones para lograrlos, debemos también ser flexibles y tener en cuenta que tan importante como ser ambiciosos es disfrutar del proceso de lograr nuestros objetivos y mantener la motivación.

El perfeccionista se sobre exige, al punto de que queda agotado y en general no disfruta del proceso de lograr sus objetivos. También es muy exigente en los tiempos que se establece para lograr su objetivo. Esto termina siendo negativo y contra productivo.

Comportamiento 2: Querer hacer todo a un 100%.

Otro comportamiento del perfeccionista es la alta exigencia en la calidad de las cosas. El perfeccionista en general busca lograr un 100% de excelencia, y esa es una de las cosas que tanto lo agota.

El esfuerzo que se requiere para alcanzar un 100% de excelencia es muy grande, y la mayoría de las veces no vale la pena realizarlo. Cuanta más excelencia logramos, más difícil resulta seguir aumentando ese nivel de excelencia.

Tim Ferris, en su libro la semana laboral de 4 horas, pone un ejemplo de esto que se trata de aprender un nuevo idioma. Según Tim, aprender un nuevo idioma y lograr un 95% de correctitud requiere aproximadamente seis meses intensivos de esfuerzo.

Sin embargo, para lograr un 98% de correctitud se requieren entre 20 y 30 años de estudio al mismo nivel de esfuerzo. Muchas veces no vale la pena esforzarse tanto para alcanzar el 100%. Los resultados no varían tanto y cada vez se requiere más esfuerzo para lograr más. Y esto es lo que hace que los perfeccionistas se agoten tanto y terminen haciendo un mal uso del tiempo y de su energía para obtener un resultado que muchas veces no vale la pena, ni es reconocido.

No quiero decir con esto que estoy fomentando un trabajo mediocre o apenas aceptable. Al contrario. Si no buscáramos la excelencia, no llegaríamos a alcanzar verdaderos logros. Sin embargo, no siempre vale la pena esforzarse tanto. Nosotros podemos decidir hasta donde vale la pena esforzarse y cuando, pero tengamos esto en cuenta y tomemos la decisión nosotros mismos en vez de hacernos trampas y dejarnos dominar por viejos hábitos.

Comportamiento 3: Evaluar las cosas como todo o nada. Auto castigarse si algo sale mal.

El perfeccionista tiende a ver las cosas como blanco o negro, sin grises intermedios. Esto quiere decir que solamente va a considerarse exitoso si logra su objetivo de manera perfecta. Si no es probable que se considere un fracaso. Y no solamente va a evaluar su proyecto como un fracaso. En los casos más extremos puede llegar a considerar que toda su vida es un fracaso.

En general los perfeccionistas relacionan su auto estima con la aprobación y el éxito. Se van a sentir bien siempre y cuando se sientan exitosos y aprobados por los demás, pero como su evaluación de los resultados es muy estricta es probable que se sientan un fracaso muy seguido.

Y dado que en general se creen un fracaso, les va a costar ver los aspectos positivos de cada situación, y tomarse un tiempo para aprender de los errores, ya que les cuesta mucho aceptar que algo no les salió al 100%.

A veces también tienden a generalizar los problemas. Piensan que si algo no les salió del todo bien una vez, les va a pasar eso reiteradamente una y otra vez, y esto es lo que hace que se castiguen tanto.

¿Qué tanto te identificas con estos comportamientos? Me gustaría que evalúes cada uno de ellos y te preguntes si te suenan familiares. En caso afirmativo, es posible que estés siendo esclavo del perfeccionismo. Próximamente te voy a decir cómo manejarlo.