2 maneras de administrar el tiempo y su influencia en nuestra vida

Un tema muy interesante relacionado con productividad es cómo cada persona se relaciona con el aspecto tiempo. Existen dos maneras muy diferentes de percibir el tiempo: “dentro del tiempo” (in time) y “a través del tiempo” (through time). Myers Briggs realiza la misma distinción pero los llama “el que percibe” (perceiver) y ”el que juzga” (judger) .

Es importante conocer las diferencias entre estos estilos ya que esto influye en la manera que nos organizamos y en la que interactuamos con otras personas. El definir estas dos categorías no quiere decir que pertenezcamos estrictamente a una u otra, sino más bien se trata de un rango. Sin embargo, es altamente probable que nos inclinemos en mayor o menor grado hacia uno u otro estilo. 

A continuación te explico de qué trata cada estilo:

Dentro del tiempo

• Realiza sus actividades más bien de manera espontánea, sin mucha planificación
• Puede cambiar fácilmente una decisión
• Usa las palabras “quizás” y “depende”
• Vive el presente, sin enfocarse tanto en el pasado o en el futuro
• No está muy consciente del paso del tiempo
• En general no es puntual
• Actúa sin pensar excesivamente en las consecuencias
• Se queja de las personas rígidas y que planifican excesivamente
• En general ve el tiempo como una línea donde el pasado se encuentra atrás y el futuro adelante

A través del tiempo

• En general es estructurado, ordenado y le gusta planificar
• Cuando decide algo difícilmente lo cambia
• Usa las palabras “debo” y “tengo que”
• Piensa frecuentemente en el pasado o el futuro
• Está muy consciente del paso del tiempo
• Es muy puntual. Piensa que no ser puntual es una falta de respeto.
• Planea bien antes de hacer algo
• Se queja de las personas desordenadas, que no planifican o que no cumplen su palabra
• En general ve el tiempo como una línea donde el pasado se encuentra a un lado y el futuro al otro

Es probable que al leer la descripción te hayas identificado más con un estilo que con el otro. Ninguno de los estilos es ideal. De hecho cada uno de ellos tiene sus ventajas y desventajas.

Las personas que se manejan con el estilo “dentro del tiempo” en general son más flexibles, disfrutan más del presente y pueden ser más creativos. Sin embargo pueden ser vistos como indecisos, desorganizados y poco eficientes. 

Por otro lado, las personas con estilo “a través del tiempo” en general son muy eficientes, pero pueden ser acusados de poco espontáneos, de que no disfrutan del momento presente y de comportarse de manera rígida.

Me gustaría que identifiques cual es tu estilo predominante y el de tus compañeros de trabajo más cercanos. En la próxima nota te voy a dar algunas sugerencias para aprovechar al máximo este conocimiento y como adaptarte a trabajar con personas que tengan un estilo diferente al tuyo.

Saludos

Martin

El camino del éxito según Luzu Vlogs

Quiero presentarte un interesante video de Luzu Vlogs sobre el éxito. El mismo transmite conceptos importantes que hemos visto en este blog, y están presentados de forma sencilla y clara.

Sin más palabras te dejo con el video: 

Me gustaría que luego de verlo me cuentes qué parte o qué frase te llegó más. Aquí te dejo mi favorita, la cual se alinea con nuestra filosofía: 

“El recurso más importante que necesitas para hacer cualquier proyecto está en tu cabeza”

Saludos

Martin

¿Qué creencias te limitan en tu trabajo?

Ya hablamos en otra nota del poder de las creencias. Una creencia es la percepción de certeza hacia algo. Aquello que creemos con convicción se vuelve parte de nuestra realidad. Las creencias afectan nuestra percepción, nuestra interpretación de la realidad, nuestras acciones y por lo tanto nuestros resultados. Por esta razón es tan importante identificar y cambiar aquellas creencias que nos limitan.

Esto aplica también en el ámbito laboral. Muchas veces nos esforzamos por buscar un trabajo, enfocándonos principalmente en mejorar nuestro CV o aprendiendo técnicas para defendernos en una entrevista. Si bien estos aspectos son importantes, nuestras limitaciones mentales auto impuestas también juegan un rol muy importante en el proceso de encontrar trabajo. Si pasamos esto por alto, nuestros resultados pueden no ser los esperados.

Por ese motivo quiero hacerte la siguiente pregunta: ¿qué creencias te limitan en tu trabajo o en tu búsqueda laboral?

Me gustaría que te tomes un momento para pensar las respuestas con tranquilidad. Aquí te presento algunos ejemplos de creencias limitantes relacionadas con el trabajo:

• "No puedo tener un puesto de gerente"
• "No puedo conseguir un trabajo mejor porque existen personas más capacitadas que yo en el mercado"
• "Siempre me va mal en las entrevistas"
• "No soy bueno para trabajar en equipo"
• "No puedo ganar dinero haciendo lo que me gusta"
• "Solamente puedo trabajar en x posición en x rubro"
• "No puedo tener el trabajo que busco porque no tengo un título profesional"
• "No puedo tener el trabajo que quiero porque ya estoy viejo"

Quizás hayas notado las palabras "no puedo", "siempre", "solamente" y "no soy bueno". Cuando usamos estas palabras es posible que estemos frente a una creencia falsa.

Dichas creencias limitan enormemente nuestras acciones. Nos hunden en la pasividad. Como consecuencia de eso nuestros resultados están muy lejos de lo que podrían ser. Dado que estos resultados mediocres confirman nuestra creencia limitante, la misma se vuelve gradualmente una profecía auto cumplida y el círculo vicioso es cada vez más fuerte hasta que se vuelve parte de nuestra realidad cotidiana. Es en este momento en el que las creencias se convierten en "anteojos mentales" con los cuales percibimos la realidad.

Es hora de superar estas creencias y para eso quiero darte algunas sugerencias:

1. Definir un plan de acción que desafíe cada creencia

Si las creencias nos generan pasividad debemos ponernos en acción. Pensá por un minuto la respuesta a estas preguntas:

• ¿Qué haría si por un momento no creyera que esta creencia es verdad?
• ¿Qué haría si supera que es imposible fracasar?

La respuesta a estas preguntas nos da una idea de las acciones que debés llevar adelante. 

Por ejemplo, supongamos que tenés la creencia de que tu jefe no va a aceptar una propuesta que le hagas. Si pensaras que la creencia no es verdad seguro que irías y le harías la propuesta. Ponete entonces en acción. Buscá la mejor manera y el mejor momento de hacerlo y ¡hablá con tu jefe!. Para ser más efectivo a la hora de hacer la propuesta podés ayudarte con la siguiente nota: 7 sugerencias para hacer pedidos efectivos.

Acordate entonces de pensar en qué harías si creyeras que podés lograrlo. Luego simplemente hacelo. La acción es un componente fundamental del éxito.

2. Buscar evidencia de que mi creencia es falsa

Según Bob Proctor, autor del libro Tu naciste rico, nuestro sistema de creencias se basa en la evaluación que hacemos sobre un evento. Cuanto más evaluamos y cuestionamos algo más probable va a ser que podamos cambiar nuestra manera de verlo. 

Supongamos que la creencia que tenemos es "no puedo tener un trabajo de gerente sin tener un título". Buscá desafiar esta creencia como si fueras un crítico:

• ¿Existe alguna persona que tenga un título de gerente sin tener un título profesional?
• ¿Cómo lo hizo esta persona?
• ¿Si alguien lo hizo, cómo puedo hacerlo yo?

Cuanto más evidencia encuentres que desafíe la creencia menos vas a creer en ella. Aquellas personas que encuentres podrán ser tu modelo de referencia para aprender y cambiar esta creencia más rápido aún.

3. Crear nuevas creencias potenciadoras

Las creencias fueron construidas en el pasado, de acuerdo a nuestra educación, mandatos familiares, la cultura, experiencias repetitivas, etc. Si de chico nos decían algo lo creíamos sin cuestionarlo aunque no fuera verdad, dado que en ese momentos no teníamos los recursos para decidir por nosotros mismo si creer en eso o no.

Sin embargo, hoy en día podemos crear nuestras propias creencias. Podemos decidir si queremos seguir creyendo en aquello que hasta ahora creímos. Para eso te sugiero que revises una a una tus creencias y te preguntes si vale la pena seguir creyendo que es verdad. Podés hacerte las siguientes preguntas:

• ¿En quién te convertirías en 5 o 10 años si seguís con esa creencia?
• ¿Cómo sería tu futuro si la cambiaras?

La respuesta a estas preguntas va a motivarte a hacer un cambio. Una vez que decidas cambiar dichas creencias, hacé una lista de otras nuevas creencias que te gustaría tener, y leelas cada día hasta que puedas incorporarlas.

4. Formular preguntas efectivas

Nuestra mente se comporta como una máquina que responde aquellas preguntas que le hacemos. Para usar esto a nuestro favor debemos formular preguntas efectivas, preguntas que nos ayuden a encontrar soluciones y a superar nuestras creencias limitantes.

A partir de una creencia limitante podemos formular una serie de preguntas efectivas que nos ayuden a encontrar nuevos recursos para cambiar dicha creencia. Esto lo fuimos haciendo en las sugerencias anteriores.

Si la creencia es "no puedo tener un puesto de gerente" algunas preguntas que puedo hacerme son: ¿qué puedo hacer para tener un puesto de gerente? ¿cual es la mejor manera de convertirme en un gerente? Al hacer estas preguntas nuestra mente va a salir de la limitación y buscar opciones. Para que esto funcione debemos acompañar la pregunta de una imagen atractiva de éxito. Si dicha imagen resulta suficientemente atractiva, nuestra mente va a trabajar en alcanzarlo. Tené un lapiz y papel a mano y cada vez que se te ocurra una idea anotala por más absurda que parezca. Una vez que tengas un número considerable de respuestas, tomate un momento para priorizarlas y ponerte en acción.

Cambiar nuestras limitaciones puede requerir tiempo y esfuerzo, pero la recompensa vale la pena dicho esfuerzo. Requiere cambiar nuestra manera de pensar, sentir y actuar por tiempo suficiente como para que se convierta en un nuevo hábito. Una vez que lo hayamos hecho nos convertiremos en una nueva persona, en alguien más alineado con quien queremos ser.

Saludos

Martín 

3 hábitos para ser más productivo

En notas anteriores hablé sobre productividad. En una de ellas presenté 6 sugerencias para ser más productivo, y en dicha nota propuse disminuir las interrupciones y trabajar en intervalos de alta concentración seguidos por breves descansos. Este método incrementa drásticamente la productividad pero para poder hacerlo efectivamente debemos ser capaces tanto de concentrarnos sin distracciones como de interrumpir una tarea cuando sea necesario hacerlo. A continuación te presento 3 hábitos fundamentales para ser productivo:

1. Mantener el foco y la concentración

La concentración es poder. Sin embargo a muchas personas les cuesta mantenerse concentradas en una tarea determinada. Es común distraerse continuamente.

¿Cómo podemos mejorar la concentración y el foco?

Al enfocar nuestra atención en algo se refuerzan los circuitos cerebrales asociados. Si practicamos la concentración una y otra vez, estos circuitos cerebrales serán cada vez más fuertes. Como consecuencia de esto, será cada vez más fácil concentrarnos y permanecer enfocados en esta idea. Por lo tanto, es importante adquirir este hábito.

Un claro ejemplo de esto es cuando nos vamos de vacaciones. Al volver a nuestro trabajo, es común que nos cueste mucho concentrarnos. Nuestro cerebro busca distraerse una y otra vez. Nos cuesta mucho mantener el foco. Sin embargo, una vez que transcurren unos días nos vamos familiarizando nuevamente con el ritmo de trabajo, hasta que concentrarnos no resulta tan difícil.

Ejercicio para practicar la concentración

Si te cuesta concentrarte te recomiendo tomar un momento para practicar la concentración y el foco. Te sugiero comenzar con un intervalo de tiempo breve. Podrías comenzar durante un intervalo de un minuto. Enfocá tu atención en una idea positiva que tengas y buscá mantener el 100% de tu atención en esta idea durante 60 segundos. Si en algún momento perdés la concentración volvé a empezar desde cero.

Una vez que logres hacerlo por un minuto, aumentá gradualmente el período de tiempo hasta llegar a los 5 minutos, luego 10, 15, 20, 30 minutos, hasta llegar a 50. Una vez que logres esto aplicalo diariamente cuando trabajes en intervalos de 50 minutos. Cuando lo hagas por 30 días habrás adquirido el hábito de mantener la concentración.

2. Vivir el presente

Otro hábito relacionado con la productividad es la habilidad de mantenernos en el momento presente. Cuando nuestra mente se distrae, la misma puede irse al pasado o al futuro. Llevamos nuestra mente al pasado cuando reflexionamos sobre algo que ocurrió. Y hacemos lo mismo con el futuro cuando planificamos o nos preocupamos.

Pensar por momentos en el pasado y en el futuro no tiene nada de malo, pero debemos hacerlo con un propósito y bajo nuestro propio control (por ejemplo, al visualizar una idea o reflexionar sobre cómo actuamos en un momento pasado). Si dejamos libremente que nuestra mente divague vamos a perder la conexión con el momento presente. Esto no solamente disminuye nuestra productividad sino que puede también ser la causa de mucha preocupación, y si no lo controlamos puede volverse permanente. Si no podemos dejar de pensar en el pasado o en el futuro estamos siendo esclavos de nuestra mente. Ella nos controla a nosotros en vez de nosotros a ella.

¿Cómo hacemos para mantener nuestra mente en el ahora?

Un ejercicio interesante propuesto por Eckhart Tolle, autor del libro El Poder del Ahora, es concentrarse en las sensaciones físicas. Tomá unos minutos en un momento de tranquilidad y enfocate en las sensaciones de tu cuerpo. Si estás sentado, concentrate en el contacto de tu cuerpo con la silla. Si estás de pié enfocate en el contacto de tus pies con el suelo. Respirá suvamente y sentí cómo entra y sale el aire de tu cuerpo. Juntá tus manos y sentí el contacto de las mismas. Hacelo por unos minutos sintiendo tu cuerpo profundamente. Si te vienen pensamientos a la mente dejalos pasar, sin enfocarte en ellos.

Cada vez que realices una tarea física, enfocate en ella por completo. Por ejemplo, si estás subiendo o bajando una escalera, poné atención a cada paso, a cada movimiento. Hacé que la tarea no sea un medio para un fin sino un fin en sí mismo. Enfocá toda tu energía en ella. Si te estás lavando las manos, poné tu energía en las manos, en el contacto con el agua, el aroma del jabón, etc. 

Si lo hacés con suficiente concentración y tranquilidad, vas a aprender a estar concentrando por completo en el momento presente. Practicalo una y otra vez durante 30 días.

Una vez que lo hayas hecho incorporalo en tu trabajo. Cuando realices una tarea buscá enfocar toda tu atención el dicha tarea y evitar que tu mente se aparte del momento presente. 

3. Tomar descansos efectivos

Otro hábito importante es poder permitirte dejar de trabajar en un momento dado. A muchas personas les cuesta mucho interrumpir una tarea antes de ser terminada. Esto es aún más fuerte en aquellas personas con baja tolerancia a la incertidumbre, dado que no pueden quedarse tranquilos hasta terminar algo.

Esto a veces puede ser positivo, pero si vamos a trabajar en períodos de alta concentración debemos ser capaces de tomarnos un descanso cuando sea necesario. Para esto te sugiero que uses un cronómetro para medir tus tiempos de trabajo y cuando sea momento de una pausa la tomes sin postergarla.

No sólo es importante tomar la pausa, sino también poder dejar de pensar en la tarea que estabas realizando. Si seguís pensando en lo que estabas haciendo tu mente no va a descansar y por lo tanto de nada te va a servir el descanso.

Para que puedas trabajar en períodos de alta concentración no solamente es importante concentrarte completamente mientras realizás la tarea sino también poder dejar de pensar en ella cuando estás descansando. Lo que hagas en este momento de descanso debe ser lo más diferente posible a la tarea que estabas haciendo. Algunas sugerencias pueden ser: ir a caminar, mirar el mar o un paisaje que relaje (si no estás cerca del mar podés usar una imagen), darte un baño o mirar un programa humorístico. 

Una vez que adquieras estos hábitos y hayas puesto en práctica las sugerencias que te presenté, tu productividad aumentará como mínimo un 100%. 

Saludos

Martín

3 principios sobre la productividad

Continuando con el tema productividad hoy quiero presentarte tres principios que complementan las notas que presenté anteriormente. Los mismos van a ayudarte a reflexionar sobre tus acciones y sobre cómo hacer ajustes para ser más productivo:

1. Actividad no es productividad

Muchas veces estamos "muy ocupados" pero cuando llega el final del día nos damos cuenta que no hicimos mucho. ¿Te pasó alguna vez que trabajaste todo el día casi sin moverte de tu oficina pero al terminar la jornada sentiste que no fuiste muy productivo? Quizás te quedaron tareas importantes sin hacer o sin terminar. 

Esto ocurre porque el hecho de estar ocupados realizando tareas no garantiza la productividad. Esto se relaciona mucho con las notas que presenté anteriormente: la ley de Pareto y la matriz de Stephen Covey donde hablamos de lo importante y lo no importante.

Es importante que al comenzar el día te tomes un momento para contestar esta pregunta: 

¿Cuáles son los resultados más importantes que quiero alcanzar hoy?

Más que en tareas, resulta más beneficioso enfocarse en resultados a alcanzar. No importa tanto cómo lo hagamos sino lograr el resultado. Si te enfocás en tareas quizás no veas maneras más sencillas de lograr el objetivo.

Otro punto interesante que nos ayuda a diferenciar entre actividad y productividad es saber controlar nuestro deseo de gratificación inmediata. Me refiero a la tentación de realizar actividades que nos producen cierta gratificación a corto plazo pero nos distraen de nuestro objetivo.

Por ejemplo, quizás tengo como meta terminar un informe para el mediodía. Si me enfoco en dicho objetivo puedo hacerlo a tiempo. Sin embargo, mientras estoy enfocado en la tarea mi mente busca dispersiones como ser hacer una llamada telefónica, revisar mi correo personal, ingresar a una red social, leer las noticias, etc.

Si bien estas distracciones pueden usarse en los momentos programados de descanso, debemos evitarlas en los momentos que decidimos enfocarnos en nuestro objetivo. Si no lo hacemos, difícilmente alcancemos nuestra máxima concentración, y esta distracción si bien nos brinda una gratificación inmediata, nos está dificultando lograr el objetivo propuesto.

Para esto es importante tener hábitos que nos potencien y de eso habla el próximo principio.

2. Nuestros hábitos crean nuestro destino

Muchas veces menospreciamos el poder de las pequeñas decisiones y acciones cotidianas. Sin embargo, si repetimos las mismas acciones estas se convierten en hábitos que una vez adquiridos resultan muy difíciles de eliminar. Una vez que adquirimos el hábito de hacer algo vamos a hacerlo automáticamente en el futuro.

Volviendo al ejemplo de las interrupciones, si nos acostumbramos a distraernos en nuestro momento más productivo leyendo las noticias, vamos a adquirir este hábito y en el futuro, cuando queramos ser productivos probablemente nos distraigamos fácilmente leyendo las noticias.

Para evitar esto debemos crear hábitos que nos potencien. Si realizamos una actividad de manera reiterada por al menos 30 días, vamos a incorporarla como hábito. Una vez que lo hayamos hecho dicho hábito va a quedarse con nosotros de manera permanente.

El éxito no depende tanto de grandes logros repentinos, sino de pequeños logros repetidos una y otra vez. Por ejemplo, una persona promedio en Estados Unidos puede hacerse millonaria ahorrando un dólar por día durante 56 años. Si bien el período parece extenso, muchas veces creemos que para que alguien sea millonario debe trabajar mucho o tener un golpe de suerte. Sin embargo, una persona promedio en ese país puede hacerlo simplemente repitiendo una simple acción en el largo plazo.

Los grandes logros son pequeños logros que se mantienen en el tiempo. Por eso es importante incorporar hábitos positivos, que nos potencien y que nos ayuden a lograr nuestras metas.

¿Qué hábitos podrías incorporar?

Algunos ejemplos podrían ser: trabajar en intervalos de una hora sin distracciones, levantarme una hora más temprano, leer durante media hora por día, ejercitarme durante 45 minutos diarios, tomar 8 vasos de agua por día, etc.

Te recomiendo hacer una lista de hábitos positivos y ponerte en acción diariamente durante al menos 30 días hasta incorporarlo. Si bien los primeros días puede ser difícil, la gratificación valdrá la pena el esfuerzo.

3. Caos interno crea casos externo

Es posible que tengas cierto desorden en tu vida en lo que se refiere a tus tareas. Me refiero por ejemplo a tareas sin terminar, decisiones sin comunicar, papeles sin ordenar, archivos en tu computadora sin organizar, etc. Este desorden afecta también tu productividad.

Una primera respuesta podría ser tomarte un momento para ordenar este caos. 

Sin embargo, como lo dice el título, el caos externo es creado por el caos interno. Me refiero a que el desorden en tu mundo externo (papeles, oficina, etc.) se crea a partir de un desorden similar en tu mente. Es importante tener esto en cuenta porque por más que dediques tiempo a ordenar tu caos externo, si tu mente está desordenada el desorden externo va a volver tarde o temprano.

El solo hecho de ser consciente de esto puede ser de gran ayuda.

Luego, es necesario que te enfoques en trabajar tu caos interno. Algunas preguntas que puede resultarte útil responder pueden ser:

¿Qué conflictos internos tengo sin resolver? 
¿Cómo puedo resolverlos?
¿Qué decisiones me ayudarían a solucionar dichos conflictos?
¿Qué acciones importantes he postergado?
¿Qué cambios en mi vida me ayudarían a ordenar mi mente?

Encontrar la respuesta a estas preguntas probablemente requiera reflexión y sinceridad con vos mismo. Ponerlas en práctica puede requerir tiempo y esfuerzo pero va a ayudarte a ordenar tu mente y como consecuencia tu mundo externo.

Saludos
Martin

La ley de Pareto y su aplicación a la productividad

En notas anteriores hablamos sobre productividad. Si no leíste dichas notas te invito a que lo haga aquí: 6 sugerencias para aumentar la productividad y La matriz de Stephen Covey.

Hoy quiero hablarte de la ley de Pareto, que también es conocida como la ley del 80-20. La misma puede enunciarse de distintas maneras pero aplicada a resultados podríamos describirla así:

El 80% de los resultados proviene del 20% del esfuerzo

Podrías cambiar la manera de enunciar este principio según el tipo de trabajo que realices. Podrías por ejemplo decir que el 80% de los ingresos proviene del 20% de los productos o del 20% de los clientes, que el 80% de los errores en un software se encuentra en un 20% del código, etc.

Si aplicamos este principio podemos mejorar nuestra productividad. Para esto lo primero que debemos hacer es encontrar nuestro 20% más productivo.

¿Cuál es tu 20% de las tareas que produce el 80% de los resultados?

Me gustaría que te tomes un momento para hacer este análisis. Una vez que lo hayas hecho, el mismo puede darte ideas interesantes para mejorar tu productividad.

Dentro del 80% que no te produce los mejores resultados, ¿qué tareas podés delegar, eliminar o por lo menos dedicar menos tiempo a realizaras?

Al disminuir estas tareas y al aplicar las sugerencias para ser más productivo que te presenté previamente, vas a poder hacer más del 20% de las tareas que te producen el 80% de los resultados.

Por ejemplo, si tenés 10 clientes y 2 de ellos te producen el 80% de las ganancias, algunas opciones podrían ser:

• Buscar generar nuevos negocios con los dos clientes que producen el 80% de las ganancias
• Considerar eliminar o disminuir el tiempo de dedicación a alguno de los clientes que producen en total el 20% de las ganancias
• Buscar nuevos clientes similares a los dos clientes que me generan más ingresos

La regla del 80-20 también puede aplicarse a la administración del tiempo para dar prioridad a las tareas que producen los mayores resultados. En las sugerencias para ser más productivos te sugerí comenzar el día con la tarea más importante. Dicha tarea debería ser parte del 20% que genera el 80% de los resultados.

Este principio complementa a la matriz de Stephen Covey, y debe aplicarse de manera permanente.

Saludos

Martin

La matriz de Steven Covey y su aplicación a la productividad

(IMPORTANTE:. Si lo preferís podés ver nuestro video sobre productividad donde también presentamos la matriz de Stephen Covey. Y además te recomendamos a continuacíón nuestros video cursos gratuitos: Inyección de Coraje y 15 Pilares de la Autoconfianza.)

Quizás hayas escuchado hablar alguna vez de la matriz de Stephen Covey. Dicho autor se especializa en efectividad, y en su libro Los siete hábitos de las personas altamente efectivas, Covey nos presenta esta matriz.

La misma contiene dos dimensiones: importante-no importante (va o no va con mi propósito) y urgente-no urgente (requiere o no atención inmediata).  Combinando estas dimensiones obtenemos cuatro cuadrantes como se muestra a continuación:

Veamos uno a uno los cuadrantes:

• El cuadrante 1 contiene las tareas que son importantes y urgentes. Aquí se incluyen las tareas que van con tu propósito laboral y que requieren atención inmediata. Un ejemplo de esto puede ser un reclamo urgente de un cliente importante debido a un problema crítico que podría implicar perder al cliente. Es importante y es urgente.
• El cuadrante 2 incluye las tareas que son importantes pero no urgentes. Son tareas que van con tu propósito pero no requieren atención inmediata. Un ejemplo de esto podría ser el mantenerse capacitado y actualizado, o planificar la estrategia de un equipo. No es una tarea urgente pero es importante que se haga.
• El cuadrante 3 se refiere a aquellas tareas que si bien no son importantes son urgentes. En realidad son tareas urgentes para otras personas, pero no van con tu propósito. Muchas de estas tareas aparentan que están en el cuadrante 1 pero por el hecho de no ser urgentes no lo están. Ejemplos son llamadas, pedidos, que pueden delegarse o eliminarse
• Finalmente en el cuadrante 4 se encuentran aquellas tareas que no son importantes ni urgentes pero que seguimos realizando por costumbre. Estas tareas implican un desperdicio del tiempo. Un ejemplo es cuando nos distraemos haciendo algo que no nos aporta nada ni a nosotros ni a los demás y por lo tanto resulta en una pérdida de tiempo

Ahora quiero proponerte es un ejercicio. Me gustaría pedirte que durante una semana de tu trabajo prestes atención al tipo de tareas que realices y que midas qué porcentaje de tu tiempo dedicás a cada cuadrante. ¿A qué cuadrante dedicás la mayoría de tu tiempo?

Si es al cuadrante 1 probablemente te encuentres apagando incendios permanentemente. El problema de esto es que lleva al estrés y al desgaste. Difícilmente tengas tiempo para planificar y anticipar problemas, identificar oportunidades y ver a futuro. Esta falta de planificación y anticipación va a hacer que surjan aún más problemas lo cual va a aumentar la cantidad de tareas en el cuadrante 1. Esto genera un círculo vicioso que desencadena más crisis y estrés.

Para romper con este círculo vicioso es necesario dedicar más tiempo al cuadrante 2: aquello que es importante pero no es urgente. Esto hará que las tareas del cuadrante 1 disminuyan.

¿Cómo podemos obtener más tiempo para dedicar al cuadrante 2? Para eso debemos quitarle tiempo a los cuadrantes 3 y 4.

El cuadrante 4 es totalmente inútil. No hay nada importante en el cuadrante 4 porque sino, por definición, estaría en el cuadrante 2. Las tareas en este cuadrante deben eliminarse. 

El cuadrante 3 tampoco tiene mucho valor, excepto para otras personas. Para eso debemos aprender a decir no, o a delegar tareas. Al decir no a los cuadrantes 3 y 4 estamos diciendo sí al cuadrante 2. Y cuando esto ocurre el cuadrante 1 se hace cada vez menor.

Me gustaría que lo pongas en práctica, junto con las sugerencias para ser más productivo, y luego de 30 días vuelvas a evaluar el resultado.

Saludos

Martín