2 sugerencias para aumentar la productividad

En varias notas anteriores hablamos sobre productividad. Si aún no las leíste te sugiero que lo hagas aquí. Hoy quiero presentarte dos sugerencias más para aumentar la productividad. Dichas sugerencias complementan los principios que hemos presentado anteriormente:

1. Clasificar cada día en una de tres categorías: preparación, trabajo productivo o descanso

Esta es una sugerencia de Jack Canfield que resulta muy productiva. Este autor recomienda clasificar cada día en una de las siguientes categorías:

Preparación: En los días de preparación nos dedicamos a prepararnos para que los días productivos sean de máxima productividad. Por ejemplo, si nuestro trabajo es vender, un día de preparación podría ser reunir todos nuestros contactos en una planilla tomando nota de las direcciones y teléfonos de nuestros posibles clientes y ordenarlos por orden de importancia. Si nuestro trabajo es construir un reporte con resultados de negocio la preparación podría consistir en recolectar la información necesaria para construir el reporte. Si nuestro trabajo es programar la preparación podría ser entender el requerimiento de trabajo y contestar todas las dudas que surjan. También puede estar dedicado a capacitarnos, a contestar emails, llamadas y otras tareas pendientes que nos van a ayudar a minimizar las interrupciones en los días productivos. Prepararnos nos permite ser mucho más productivos en los días de trabajo. 

Trabajo productivo: Los días de trabajo productivo consisten en dedicar por lo menos el 80% del tiempo a hacer el trabajo para el cual nos preparamos previamente. Las tareas que realicemos en estos días deben ser altamente prioritarias. Si somos escritores nos dedicamos por completo a escribir. Si somos vendedores debemos salir a vender. Si somos programadores es momento de programar. El habernos preparado previamente nos ayuda a maximizar nuestra eficiencia en este tipo de días.

Descanso: El descanso también es parte de la productividad. Como ya hablamos, para ser productivos debemos ser capaces de poder tomar descansos efectivos. Para que dichos descansos sean efectivos es importante que podamos olvidarnos del trabajo en estos días y maximizar la recuperación física y mental. Un buen día de descanso implica no atender llamadas o prestar atención a cualquier tema relacionado con trabajo.

Si bien se trata de un principio sencillo muchas personas no lo cumplen. No es extraño ver personas que se toman días libres, pero se lo pasan trabajando o contestando correos electrónicos. Hacer esto no favorece el descanso y la recuperación. También es común ver a personas cuya productividad disminuye notablemente por no haber preparado previamente su trabajo. Esta distinción te va a permitir ser más efectivo en cada tipo de día. Si trabajás en una empresa esto también es posible si lográs planificarlo con anticitación, eventualmente comunicándolo al resto de las personas son quien trabajes.

2. Planificar tu día la noche anterior

Una vez que definas los tipos de días resulta muy útil planificar tu día la noche anterior. Esto no es un requisito para los días de descanso pero sí muy importante para los días de preparación y trabajo productivo. Al planificar tu día es importante definir los objetivos que buscás lograr en ese día de trabajo. También podés tener un cronograma de actividades para que luego vayas midiendo tu progreso.

¿Por qué es importante planificar el día de antemano? Al preparar tu día vas a poner a tu cerebro a trabajar de antemano en buscar soluciones. El cerebro es una máquina de contestar preguntas y resolver problemas. Es posible que en el momento que menos lo esperabas se te ocurra una respuesta o una idea novedosa. 

Planificar el día también te permite tener claro tus prioridades y en qué enfocarte, lo cual va a minimizar las distracciones. Vas a comenzar el día con un objetivo en mente y al hacerlo es mucho más probable que lo logres que si simplemente vas a la oficina con la mentalidad de trabajar en algo.

Además de tener claro el objetivo podés ir más allá y tener claro cuál va a ser el beneficio a obtener si lo lográs. Esto te va a dar más motivación a lograr tu meta. Ejemplos de beneficios pueden ser obtener una comisión, un bono, un ascenso, un aumento, etc. Otros beneficios no relacionados con el dinero o con una posición podrían ser: ganar la confianza del cliente, ayudar a un compañero a resolver un problema, poder irme temprano el viernes, poder tomarme un día libre, etc. Es importante que el beneficio lo asociemos con placer para tener la suficiente motivación a lograr el objetivo.

Como lo mencioné anteriormente, es importante que combines estas sugerencias con las que vimos anteriormente, especialmente con las 6 sugerencias para aumentar la productividad.

Saludos

Martin