En una nota anterior hablamos sobre la importancia del correo electrónico como medio de comunicación. Hoy quiero darte algunas sugerencias para que puedas escribir un correo electrónico o email efectivo:
1. Pensar si el correo electrónico es el medio de comunicación correcto
Muchas veces cuando tenemos que comunicar algo escribimos un correo electrónico sin considerar previamente si es el email la herramienta correcta para hacerlo. Esto puede ocurrir por costumbre. Sin embargo, no siempre un correo electrónico es el medio más efectivo para comunicar algo.Como vimos en este ejemplo, el email puede ser muy poco adecuado en algunos casos.
El correo electrónico puede ser una buena opción si es importante que mi mensaje quede documentado. También puedo enviar un email si quiero hacer un pedido no urgente a alguien que no está disponible en este momento, pero sé que más tarde va a recibirlo. Esto me permite enviar el pedido y luego olvidarme del mismo. El email puede ser también una buena opción si tengo que comunicar un mismo mensaje a diferentes personas.
Sin embargo, en caso de emergencias puede no ser el mejor medio de comunicación. Si bien hoy en día muchas personas leen el mail cada vez de manera más frecuente, nada nos garantiza que el mensaje vaya a ser leído inmediatamente. Además, la emergencia puede generar una reacción emocional, que puede manejarse de una manera más efectiva si usamos el teléfono o una reunión cara a cara.
En caso de dar una mala noticia o feedback negativo, el email tampoco suele ser una buena alternativa. En estos casos resulta más conveniente tener una reunión en persona.
Lo mismo ocurre si mi comunicación puede dar lugar a muchas preguntas, a discusión o a debate. En ese caso, un email puede desencadenar muchas respuestas y dar lugar a confusión y malentendidos. En estos casos es mejor usar el teléfono o una reunión personal.
Muchas veces, quizás por comodidad o por evitar la confrontación, enviamos emails en situaciones en las cuales no deberíamos hacerlo. Por ejemplo, un gerente podría enviar el resultado negativo de una evaluación de desempeño por email por miedo a que su colaborador reaccione de mala manera si se la entrega en persona. Sin embargo, por más que no tenga que enfrentarlo cara a cara, los efectos se van a presentar de todas maneras, y pueden ser peores que si la situación se encara personalmente.
2. Tener claro el propósito del email
En muchas ocasiones comenzamos a escribir sin antes ordenar en nuestra mente las ideas que queremos comunicar. El resultado es un email incompleto, redundante o confuso. Para evitar esto, antes de escribir el correo ayuda preguntarnos cuál es el propósito del mismo. El propósito de un email podría ser por ejemplo: informar, influenciar o hacer una pregunta.
Con este propósito en mente va a ser más fácil redactar el mensaje. Si existe más de un propósito debemos considerar escribir más de un correo. Por ejemplo, si queremos escribirle a una misma persona para informarla de una noticia, y también para hacerle una pregunta, es común incluir todo en un mismo mensaje.
Este método en apariencia parecería ser más efectivo. Sin embargo, puede generar respuestas incompletas. Es posible que el destinatario lea la información pero olvide contestar las preguntas. La solución a esto es que en lo posible cada correo electrónico tenga un solo propósito.
3. Tener claro quiénes son los destinatarios
Antes de redactar el mensaje es importante tener claro los destinatarios del correo. Esto implica además de hacer la lista, tener claro quienes estarán en el “para:” y quienes en el “cc:” (carbon copy).
Luego de hacer la lista de destinatarios resulta útil preguntarse si todos deben recibir la misma información. Si esto no es así consideremos escribir más de un mensaje. Un ejemplo clásico es cuando quiero mandar un estado del proyecto a mi jefe, pero quiero incluir a mi compañero en el mensaje y darle cierta información adicional. Es probable que mi jefe no necesite tanto nivel de detalle como mi compañero, a quién voy a dar detalles más técnicos. En este caso debemos evaluar la posibilidad de escribir dos mensajes diferentes.
También debemos preguntarnos si todos los destinatarios manejan el mismo lenguaje. Si esto no es así debo considerar enviar más de un correo. Este error es muy común en profesionales de tecnología, quienes suelen asumir incorrectamente que el resto de las personas entienden su lenguaje técnico y les interesa recibir tanta información.
4. Escribir un asunto que resuma el contenido del mensaje
El asunto del mensaje es una parte importante del mismo, y muchas veces este suele escribirse sin considerar el propósito del email. El asunto del mensaje es como el título de una nota en un periódico. Es lo que lo hace más o menos interesante de ser leído. Un asunto interesante puede hacer la diferencia en que un email sea leído inmediatamente, leído al otro día o no leído en absoluto.
Además de llamar la atención, el asunto permite buscar el mensaje más fácilmente en el futuro. Eso permite tanto al emisor como al receptor acceder a esta información mediante una búsqueda en caso de ser necesario.
El asunto debe ser descriptivo, específico, claro y conciso. Veamos algunos ejemplos.
Ejemplo no descriptivo/descriptivo:
- No descriptivo: Presupuesto
- Descriptivo: El presupuesto de marketing aumentó un 10%
Ejemplo vago/específico:
- Vago: Reporte
- Específico: Reporte de costos del proyecto Robotix
Ejemplo confuso/claro:
- Confuso: Este msg incluye los detalles de un plan de mkt
- Claro y conciso: Detalles del nuevo plan de marketing
También debemos considerar que muchas veces cuando respondemos a emails no revisamos el asunto. Está bien que dicho asunto no tenga cambios si los nuevos emails se refieren al mismo propósito original. Sin embargo, si el tema que se está tratando cambia resulta útil redactar un correo desde cero con un nuevo asunto.
5. Adjuntar archivos
Es común olvidarse de los archivos adjuntos. Para evitar esto, conviene adjuntarlos antes de redactar el mensaje.
Debemos también verificar el tamaño de archivo adjunto. Si bien las plataformas de correo electrónico hoy en día permiten adjuntar archivos de tamaño considerable, el incluir archivos muy grandes puede generar problemas para descargar dichos archivos.
6. Escribir un mensaje concreto
Una vez que hayamos tenido en cuenta las sugerencias anteriores, ya podemos escribir el mensaje. El mismo debe ser claro y conciso, teniendo en cuenta el propósito definido anteriormente.
El mensaje debería contener tres partes:
- Introducción: Setear el contexto, presentarme
- Cuerpo: Qué necesito exactamente (una expresión del propósito)
- Conclusión: Qué respuesta espero, agradecimiento y saludo
Una vez terminado el correo, revisar la redacción del mensaje, y verificar una vez más los destinatarios, el asunto y los archivos adjuntos. Luego de esto el email estará listo para ser enviado.
Saludos
Martin
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