Cómo leer más rápido en la computadora

En una nota anterior hablamos sobre cómo triplicar la velocidad de lectura en solamente 20 minutos. A raíz de esa nota recibimos muchas preguntas sobre cómo leer más rápido desde una computadora.

Quiero presentarte una herramienta online que puede ayudarte a aumentar la velocidad de lectura en la computadora:

http://www.spreeder.com/

Esta herramienta hace uso de los mismos principios que hablamos anteriormente: que muchas personas se repiten a sí mismos lo que leen y que no aprovechan al máximo su visión periférica. El ojo es mucho más rápido que nuestra conversación interna. Con esta herramienta vas a poder graduar la velocidad de lectura así como también seleccionar la cantidad de palabras que se muestren a la vez. Una vez hechos estos ajustes, el texto va a mostrarse a la velocidad seleccionada.

Te aconsejo que practiques al doble y luego al triple de tu velocidad actual. Cuanto más rápido practiques la lectura más fácil vas a leerlo cuando utilices una velocidad menor. Espero puedas aprovechar esta herramienta cuando necesites leer documentos electrónicos.

Saludos

Martín

Cómo leer 3 veces más rápido en 20 minutos (técnicas de Tim Ferriss)

Es muy común escuchar que “debemos aprender de manera continua”. Coincido que dicha frase es cierta. Sin embargo, la cantidad de información disponible puede ser abrumadora. Esto aumenta cada vez más dado que la información existente se duplica cada año.

Una habilidad muy importante es la capacidad de lectura rápida. En esta nota quiero presentarte el método que me ayudó a aprender a leer 3 veces más rápido. Este método es el que usa Tim Ferris, autor del libro La semana laboral de 4 horas. Dicho método fue enseñado a los alumnos de la Universidad de Princeton en 1998 en lo que se llamó el proyecto PX. Aprenderlo solamente toma 20 minutos aproximadamente.

La velocidad de lectura promedio es de 200 a 300 palabras por minuto (de media página a una página por minuto). Con este método la velocidad de lectura aumenta a más de 1000 palabras por minuto, y en algunos casos llegó a superar las 3000 palabras por minuto. Se basa en el hecho de que nuestra velocidad de lectura actual resulta poco productiva debido a diferentes ineficiencias en el proceso que de eliminarse aumentan considerablemente la velocidad en la que leemos.

Para realizar este ejercicio vas a necesitar un libro de aproximadamente 200 páginas, una lapicera y un cronómetro. Te recomiendo que elijas un libro que pueda permanecer abierto sin necesidad de sostenerlo y donde puedas leer claramente tanto las páginas pares como las impares. 

Antes de pasar a las técnicas quiero presentarte las observaciones en las cuales se basan dichas técnicas:

1. Al leer no movemos la vista en una línea continua. Lo hacemos en una secuencia discreta de “saltos” de la vista, moviendo el foco visual un pequeño segmento en cada salto y posicionando la vista al final del segmento. Luego de cada salto, los lectores no entrenados en general mantienen el foco en ese punto fijo de 1/4 a 1/2 de segundo.  Para demostrar esto cerrá un ojo, y tapá el párpado con la punta del dedo. Luego usá el otro ojo para recorrer una línea recta con la vista (sin mover la cabeza), y vas a notar los saltos de la vista y los períodos de foco en un punto.
2. La mayoría de las personas se repiten a si mismos lo que leen, perdiendo con esto como mínimo un 30% del tiempo de lectura. 
3. Las personas no entrenadas en lectura rápida en general no aprovechan por completo la visión periférica horizontal. Con esto repiten el 50% de las palabras que leen.

Las técnicas que te presento a continuación tienen en cuenta estos factores. Tené en cuenta que solamente en los pasos 1 y 4 vas a leer buscando entender el texto leído. En los pasos 2 y 3 vas a practicar los ejercicios para condicionarte a la lectura rápida, sin importar si comprendés o no el texto.

Paso 1 – Determinar tu velocidad actual de lectura

Para determinar tu velocidad actual de lectura tomá el libro que hayas elegido, seleccioná 10 líneas aleatoreamente y contá la cantidad total de palabras en esas 10 líneas. Luego dividí dicha cantidad entre 10 para tener la cantidad promedio de palabras por línea (ppl). 

Después de eso tomá tu cronómetro y leé durante un minuto. No intentes leer más rápido de lo normal y buscá entender lo que leas como en una lectura que harías normalmente. Tomá la cantidad de líneas que hayas leído y multiplicala por la cantidad promedio de palabras por línea (ppl) para obtener tu ratio actual de palabras por minuto (ppm).

Usá este método en vez de contar directamente la cantidad de palabras, dado que la cantidad de palabras por línea puede variar dependiendo de la página que estés leyendo.

Paso 2 –  Usar una lapicera para marcar el ritmo de la lectura

Al marcar el ritmo de la lectura podemos controlar la velocidad de la misma. Esto también ayuda a disminuir el tiempo de fijación de la vista, así como también a eliminar repetirnos a nosotros mismos lo que leemos.

Usá una lapicera para marcar el foco de la lectura. En general funciona mejor poner la lapicera de manera vertical con la punta bajo el texto que estás leyendo. Usala con la tapa colocada, y como si estuvieras subrayando cada línea.  Aplicá las siguientes técnicas:

a) Leé usando la lapicera para acompañar el foco. Leé por dos minutos, esta vez sin preocuparte por la comprensión de la lectura (la comprensión la vamos a ver más adelante). Leé una línea en como máximo un segundo y aumentá la velocidad en cada página. Bajo ninguna circunstancia te tomes más de un segundo por línea.

b)  Luego leé por tres minutos, pero esta vez tomando medio segundo por línea. En este punto es probable que no llegues a comprender nada del texto. No te preocupes por eso ya que el ejercicio no tiene como objetivo la comprensión lectora sino condicionarte a la velocidad de lectura y a marcar el ritmo del foco. Es importante que no te distraigas durante estos minutos.

Paso 3 – Utilizar la visión periférica

En este paso vamos a hacer uso de nuestra visión periférica. Si mirás el centro de la pantalla de tu computadora, vas a ver no sólo el centro sino también los costados. Hacer uso de esta visión periférica puede incrementar la velocidad de lectura en un 300%. Los lectores no entrenados no aprovechan esta ventaja y hacen que parte de su visión vaya a los márgenes del libro, donde no hay contenido.

Pongamos el siguiente ejemplo:

Hace aproximadamente diez años, los estudiantes leían cuatro horas por día  

Si lográs usar tu visión periférica para comenzar la lectura en la palabra “años” y terminarla en la palabra “cuatro” habrías eliminado 6 de las 11 palabras del texto. Esto significaría más que duplicar tu velocidad de lectura. Este concepto puede combinarse con el presentado en el paso 2. Aplicá las siguientes técnicas:

a) Leé durante 1 minuto, tomando un segundo por línea, sin importar la comprensión de la lectura. Comenzá la lectura en la segunda palabra de cada línea y terminarla en la penúltima palabra (en otras palabras, saltear una palabra al principio de la línea y otra al final). Aumentá la velocidad con cada página y bajo ningún concepto demores más de un segundo en una línea.

b) Leé durante 1 minuto tomando un segundo por línea pero esta vez comenzando en la tercer palabra de la línea y terminando en la ante penúltima (en otras palabras saltear dos palabras al principio de la línea y dos al final).

c) Leé durante 3 minutos, tomando medio segundo por línea y salteando tres palabras al principio de la línea y tres al final. Es probable que en este punto no retengas nada de la lectura dada la velocidad de la misma. 

Paso 4 – Determinar tu nueva velocidad de lectura

Calculá tu nueva velocidad de lectura esta vez comprendiendo el texto de la misma manera que lo hiciste en el paso 1. 

Una vez aprendidas las técnicas tu velocidad de lectura aumentará considerablemente. A partir de ahora seguí leyendo utilizando la lapicera para marcar el ritmo y la visión periférica para leer más en menos tiempo. La velocidad con la que leas podrás elegirla vos mismo según el tipo de lectura que se trate y del grado de compresión que quieras alcanzar.

Saludos

Martin

2 sugerencias para aumentar la productividad

En varias notas anteriores hablamos sobre productividad. Si aún no las leíste te sugiero que lo hagas aquí. Hoy quiero presentarte dos sugerencias más para aumentar la productividad. Dichas sugerencias complementan los principios que hemos presentado anteriormente:

1. Clasificar cada día en una de tres categorías: preparación, trabajo productivo o descanso

Esta es una sugerencia de Jack Canfield que resulta muy productiva. Este autor recomienda clasificar cada día en una de las siguientes categorías:

Preparación: En los días de preparación nos dedicamos a prepararnos para que los días productivos sean de máxima productividad. Por ejemplo, si nuestro trabajo es vender, un día de preparación podría ser reunir todos nuestros contactos en una planilla tomando nota de las direcciones y teléfonos de nuestros posibles clientes y ordenarlos por orden de importancia. Si nuestro trabajo es construir un reporte con resultados de negocio la preparación podría consistir en recolectar la información necesaria para construir el reporte. Si nuestro trabajo es programar la preparación podría ser entender el requerimiento de trabajo y contestar todas las dudas que surjan. También puede estar dedicado a capacitarnos, a contestar emails, llamadas y otras tareas pendientes que nos van a ayudar a minimizar las interrupciones en los días productivos. Prepararnos nos permite ser mucho más productivos en los días de trabajo. 

Trabajo productivo: Los días de trabajo productivo consisten en dedicar por lo menos el 80% del tiempo a hacer el trabajo para el cual nos preparamos previamente. Las tareas que realicemos en estos días deben ser altamente prioritarias. Si somos escritores nos dedicamos por completo a escribir. Si somos vendedores debemos salir a vender. Si somos programadores es momento de programar. El habernos preparado previamente nos ayuda a maximizar nuestra eficiencia en este tipo de días.

Descanso: El descanso también es parte de la productividad. Como ya hablamos, para ser productivos debemos ser capaces de poder tomar descansos efectivos. Para que dichos descansos sean efectivos es importante que podamos olvidarnos del trabajo en estos días y maximizar la recuperación física y mental. Un buen día de descanso implica no atender llamadas o prestar atención a cualquier tema relacionado con trabajo.

Si bien se trata de un principio sencillo muchas personas no lo cumplen. No es extraño ver personas que se toman días libres, pero se lo pasan trabajando o contestando correos electrónicos. Hacer esto no favorece el descanso y la recuperación. También es común ver a personas cuya productividad disminuye notablemente por no haber preparado previamente su trabajo. Esta distinción te va a permitir ser más efectivo en cada tipo de día. Si trabajás en una empresa esto también es posible si lográs planificarlo con anticitación, eventualmente comunicándolo al resto de las personas son quien trabajes.

2. Planificar tu día la noche anterior

Una vez que definas los tipos de días resulta muy útil planificar tu día la noche anterior. Esto no es un requisito para los días de descanso pero sí muy importante para los días de preparación y trabajo productivo. Al planificar tu día es importante definir los objetivos que buscás lograr en ese día de trabajo. También podés tener un cronograma de actividades para que luego vayas midiendo tu progreso.

¿Por qué es importante planificar el día de antemano? Al preparar tu día vas a poner a tu cerebro a trabajar de antemano en buscar soluciones. El cerebro es una máquina de contestar preguntas y resolver problemas. Es posible que en el momento que menos lo esperabas se te ocurra una respuesta o una idea novedosa. 

Planificar el día también te permite tener claro tus prioridades y en qué enfocarte, lo cual va a minimizar las distracciones. Vas a comenzar el día con un objetivo en mente y al hacerlo es mucho más probable que lo logres que si simplemente vas a la oficina con la mentalidad de trabajar en algo.

Además de tener claro el objetivo podés ir más allá y tener claro cuál va a ser el beneficio a obtener si lo lográs. Esto te va a dar más motivación a lograr tu meta. Ejemplos de beneficios pueden ser obtener una comisión, un bono, un ascenso, un aumento, etc. Otros beneficios no relacionados con el dinero o con una posición podrían ser: ganar la confianza del cliente, ayudar a un compañero a resolver un problema, poder irme temprano el viernes, poder tomarme un día libre, etc. Es importante que el beneficio lo asociemos con placer para tener la suficiente motivación a lograr el objetivo.

Como lo mencioné anteriormente, es importante que combines estas sugerencias con las que vimos anteriormente, especialmente con las 6 sugerencias para aumentar la productividad.

Saludos

Martin

Stephen Covey: poniendo primero lo primero

En una nota anterior presentamos la matriz de Stephen Covey y su aplicación a la productividad. Hoy quiero compartir un video de Stephen que se relaciona mucho con este tema. Se trata de poner primero lo primero: 

¿Qué tanto aplicás esto en tu vida? ¿Tenés claro lo que es realmente importante en tu vida? ¿Estás poniendo lo más importante primero? 

Te sugiero que lo medites y si tenés consultas nos escribas a info@integramasmas.com

Saludos

Martin

2 maneras de administrar el tiempo y su influencia en nuestra vida (parte 2)

En la nota anterior hablamos de dos maneras diferentes de administrar el tiempo: "dentro del tiempo" (in-time) y "a través del tiempo" (through-time). Si no leíste esta nota te invito a que puedas leerla aquí.

Si todavía no identificaste tu estilo imaginá una línea del tiempo con pasado, presente y futuro. ¿Qué forma tiene esa línea? ¿Donde está el pasado en dicha línea y dónde está el futuro? En general las personas "dentro del tiempo" ven el pasado atrás y el futuro adelante. Sin embargo, las personas "a través del tiempo" ven el pasado a un lado (por ejemplo a la izquierda) y el futuro al otro (por ejemplo a la derecha).

Una vez que hayas identificado tu estilo te presento tres sugerencias.

1. Tener en cuenta tu estilo a la hora de buscar un trabajo

Es importante considerar tu estilo a la hora de buscar un empleo. Algunos trabajos van mejor con las personas "dentro del tiempo" y otros con las personas "a través del tiempo".

Por ejemplo, las personas "dentro del tiempo" se desempeñan bien en tareas de soporte, donde puede haber muchos imprevistos y problemas que requieran atención inmediata. Las personas "dentro del tiempo" en general se encuentran inmersas en la tarea y no son tan conscientes del paso del tiempo. Esto les permite manejar muy bien la presión de tener otros asuntos pendientes mientras están realizando una tarea determinada. Una vez que concluyen dicha tarea pueden pasar a la siguiente, pero mientras trabajan en ella no se preocupan de lo que tienen pendiente, lo cual les permite ser más efectivos.

Las personas "a través del tiempo" en general se desenvuelven mejor en ambientes más estructurados donde pueden planificar y tener más certeza del tiempo que va a llevar cada tarea. Cuando surgen muchos cambios e imprevistos estas personas pueden estresarse mucho, dado que su planificación debe cambiarse de manera frecuente, y esto puede ser un problema para ellos. 

Si estás en un trabajo que es el opuesto a tu estilo esto puede causarte muchos problemas. Por ese motivo te recomiendo estudiar cuidadosamente una empresa antes de considerar trabajar en ella. Existen empresas con procesos claros, metodologías que se siguen de manera estricta. Estas serán más adecuadas para las personas "a través del tiempo". Por otro lado, otras empresas más flexibles resultarán más convenientes para las personas "dentro del tiempo". 

2. Tener en cuenta que no todos somos iguales

Es importante tener en cuenta esta distinción ya que esta diferencia de estilos va a tener un fuerte impacto en la manera que cada persona se organiza y trabaja. Ignorar estas diferencias puede causar muchas ineficiencias y problemas interpersonales, especialmente si esperamos que las otras personas se comporten como nosotros. Debemos entender que cada persona tiene su estilo, y que este puede ser muy diferente al nuestro. 

Cuando una persona "dentro del tiempo" trabaja con otra "a través del tiempo", pueden surgir distintos problemas como por ejemplo: que la persona "dentro del tiempo" llegue tarde y la persona "a través del tiempo" se moleste, que la persona "dentro del tiempo" no quiera planificar tanto o no cumpla con los tiempos o que piense que las personas "a través del tiempo" son poco flexibles, o que la persona "a través del tiempo" crea que los que tienen el estilo "dentro del tiempo" son poco productivos.

Lo primero es entender cómo funciona cada uno, y a partir de ahí pueden repartirse las tareas de manera acorde. También cada uno debe ser flexible y adaptarse al estilo de la otra persona.

3. Cambiar de estilo cuando sea necesario.

Si nos cerramos en un único estilo vamos a estar muy limitados. En ocasiones resulta muy útil tener la habilidad de pasar de un estilo al otro. Por ejemplo, si tenemos el estilo "dentro del tiempo" y estamos trabajando es un proyecto muy estructurado nos va a ayudar poder cambiar al estilo "a través del tiempo". Lo opuesto puede ser necesario si estamos trabajando en un proyecto creativo.

Para cambiar de estilo, imaginá la línea del tiempo por unos segundos y rotala 90° hasta convertirla en la línea del tiempo del otro estilo. Es decir, si tu estilo es "a través del tiempo" y tu línea se encuentra de lado a lado, rotala hasta que la misma se encuentre de atrás hacia adelante, o viceversa.

Este cambio que puede parecer muy simple, cambia nuestra manera de percibir la realidad. No lo descartes por ser muy sencillo. Practicalo varias veces hasta que puedas incorporarlo.

Tener la flexibilidad de adaptarnos y de pasar de un estilo a otro puede ser una de las herramientas más poderosas que podemos tener a la hora de trabajar en diferentes proyectos y con personas que tienen distintos estilos.

Saludos

Martin

2 maneras de administrar el tiempo y su influencia en nuestra vida

Un tema muy interesante relacionado con productividad es cómo cada persona se relaciona con el aspecto tiempo. Existen dos maneras muy diferentes de percibir el tiempo: “dentro del tiempo” (in time) y “a través del tiempo” (through time). Myers Briggs realiza la misma distinción pero los llama “el que percibe” (perceiver) y ”el que juzga” (judger) .

Es importante conocer las diferencias entre estos estilos ya que esto influye en la manera que nos organizamos y en la que interactuamos con otras personas. El definir estas dos categorías no quiere decir que pertenezcamos estrictamente a una u otra, sino más bien se trata de un rango. Sin embargo, es altamente probable que nos inclinemos en mayor o menor grado hacia uno u otro estilo. 

A continuación te explico de qué trata cada estilo:

Dentro del tiempo

• Realiza sus actividades más bien de manera espontánea, sin mucha planificación
• Puede cambiar fácilmente una decisión
• Usa las palabras “quizás” y “depende”
• Vive el presente, sin enfocarse tanto en el pasado o en el futuro
• No está muy consciente del paso del tiempo
• En general no es puntual
• Actúa sin pensar excesivamente en las consecuencias
• Se queja de las personas rígidas y que planifican excesivamente
• En general ve el tiempo como una línea donde el pasado se encuentra atrás y el futuro adelante

A través del tiempo

• En general es estructurado, ordenado y le gusta planificar
• Cuando decide algo difícilmente lo cambia
• Usa las palabras “debo” y “tengo que”
• Piensa frecuentemente en el pasado o el futuro
• Está muy consciente del paso del tiempo
• Es muy puntual. Piensa que no ser puntual es una falta de respeto.
• Planea bien antes de hacer algo
• Se queja de las personas desordenadas, que no planifican o que no cumplen su palabra
• En general ve el tiempo como una línea donde el pasado se encuentra a un lado y el futuro al otro

Es probable que al leer la descripción te hayas identificado más con un estilo que con el otro. Ninguno de los estilos es ideal. De hecho cada uno de ellos tiene sus ventajas y desventajas.

Las personas que se manejan con el estilo “dentro del tiempo” en general son más flexibles, disfrutan más del presente y pueden ser más creativos. Sin embargo pueden ser vistos como indecisos, desorganizados y poco eficientes. 

Por otro lado, las personas con estilo “a través del tiempo” en general son muy eficientes, pero pueden ser acusados de poco espontáneos, de que no disfrutan del momento presente y de comportarse de manera rígida.

Me gustaría que identifiques cual es tu estilo predominante y el de tus compañeros de trabajo más cercanos. En la próxima nota te voy a dar algunas sugerencias para aprovechar al máximo este conocimiento y como adaptarte a trabajar con personas que tengan un estilo diferente al tuyo.

Saludos

Martin

3 hábitos para ser más productivo

En notas anteriores hablé sobre productividad. En una de ellas presenté 6 sugerencias para ser más productivo, y en dicha nota propuse disminuir las interrupciones y trabajar en intervalos de alta concentración seguidos por breves descansos. Este método incrementa drásticamente la productividad pero para poder hacerlo efectivamente debemos ser capaces tanto de concentrarnos sin distracciones como de interrumpir una tarea cuando sea necesario hacerlo. A continuación te presento 3 hábitos fundamentales para ser productivo:

1. Mantener el foco y la concentración

La concentración es poder. Sin embargo a muchas personas les cuesta mantenerse concentradas en una tarea determinada. Es común distraerse continuamente.

¿Cómo podemos mejorar la concentración y el foco?

Al enfocar nuestra atención en algo se refuerzan los circuitos cerebrales asociados. Si practicamos la concentración una y otra vez, estos circuitos cerebrales serán cada vez más fuertes. Como consecuencia de esto, será cada vez más fácil concentrarnos y permanecer enfocados en esta idea. Por lo tanto, es importante adquirir este hábito.

Un claro ejemplo de esto es cuando nos vamos de vacaciones. Al volver a nuestro trabajo, es común que nos cueste mucho concentrarnos. Nuestro cerebro busca distraerse una y otra vez. Nos cuesta mucho mantener el foco. Sin embargo, una vez que transcurren unos días nos vamos familiarizando nuevamente con el ritmo de trabajo, hasta que concentrarnos no resulta tan difícil.

Ejercicio para practicar la concentración

Si te cuesta concentrarte te recomiendo tomar un momento para practicar la concentración y el foco. Te sugiero comenzar con un intervalo de tiempo breve. Podrías comenzar durante un intervalo de un minuto. Enfocá tu atención en una idea positiva que tengas y buscá mantener el 100% de tu atención en esta idea durante 60 segundos. Si en algún momento perdés la concentración volvé a empezar desde cero.

Una vez que logres hacerlo por un minuto, aumentá gradualmente el período de tiempo hasta llegar a los 5 minutos, luego 10, 15, 20, 30 minutos, hasta llegar a 50. Una vez que logres esto aplicalo diariamente cuando trabajes en intervalos de 50 minutos. Cuando lo hagas por 30 días habrás adquirido el hábito de mantener la concentración.

2. Vivir el presente

Otro hábito relacionado con la productividad es la habilidad de mantenernos en el momento presente. Cuando nuestra mente se distrae, la misma puede irse al pasado o al futuro. Llevamos nuestra mente al pasado cuando reflexionamos sobre algo que ocurrió. Y hacemos lo mismo con el futuro cuando planificamos o nos preocupamos.

Pensar por momentos en el pasado y en el futuro no tiene nada de malo, pero debemos hacerlo con un propósito y bajo nuestro propio control (por ejemplo, al visualizar una idea o reflexionar sobre cómo actuamos en un momento pasado). Si dejamos libremente que nuestra mente divague vamos a perder la conexión con el momento presente. Esto no solamente disminuye nuestra productividad sino que puede también ser la causa de mucha preocupación, y si no lo controlamos puede volverse permanente. Si no podemos dejar de pensar en el pasado o en el futuro estamos siendo esclavos de nuestra mente. Ella nos controla a nosotros en vez de nosotros a ella.

¿Cómo hacemos para mantener nuestra mente en el ahora?

Un ejercicio interesante propuesto por Eckhart Tolle, autor del libro El Poder del Ahora, es concentrarse en las sensaciones físicas. Tomá unos minutos en un momento de tranquilidad y enfocate en las sensaciones de tu cuerpo. Si estás sentado, concentrate en el contacto de tu cuerpo con la silla. Si estás de pié enfocate en el contacto de tus pies con el suelo. Respirá suvamente y sentí cómo entra y sale el aire de tu cuerpo. Juntá tus manos y sentí el contacto de las mismas. Hacelo por unos minutos sintiendo tu cuerpo profundamente. Si te vienen pensamientos a la mente dejalos pasar, sin enfocarte en ellos.

Cada vez que realices una tarea física, enfocate en ella por completo. Por ejemplo, si estás subiendo o bajando una escalera, poné atención a cada paso, a cada movimiento. Hacé que la tarea no sea un medio para un fin sino un fin en sí mismo. Enfocá toda tu energía en ella. Si te estás lavando las manos, poné tu energía en las manos, en el contacto con el agua, el aroma del jabón, etc. 

Si lo hacés con suficiente concentración y tranquilidad, vas a aprender a estar concentrando por completo en el momento presente. Practicalo una y otra vez durante 30 días.

Una vez que lo hayas hecho incorporalo en tu trabajo. Cuando realices una tarea buscá enfocar toda tu atención el dicha tarea y evitar que tu mente se aparte del momento presente. 

3. Tomar descansos efectivos

Otro hábito importante es poder permitirte dejar de trabajar en un momento dado. A muchas personas les cuesta mucho interrumpir una tarea antes de ser terminada. Esto es aún más fuerte en aquellas personas con baja tolerancia a la incertidumbre, dado que no pueden quedarse tranquilos hasta terminar algo.

Esto a veces puede ser positivo, pero si vamos a trabajar en períodos de alta concentración debemos ser capaces de tomarnos un descanso cuando sea necesario. Para esto te sugiero que uses un cronómetro para medir tus tiempos de trabajo y cuando sea momento de una pausa la tomes sin postergarla.

No sólo es importante tomar la pausa, sino también poder dejar de pensar en la tarea que estabas realizando. Si seguís pensando en lo que estabas haciendo tu mente no va a descansar y por lo tanto de nada te va a servir el descanso.

Para que puedas trabajar en períodos de alta concentración no solamente es importante concentrarte completamente mientras realizás la tarea sino también poder dejar de pensar en ella cuando estás descansando. Lo que hagas en este momento de descanso debe ser lo más diferente posible a la tarea que estabas haciendo. Algunas sugerencias pueden ser: ir a caminar, mirar el mar o un paisaje que relaje (si no estás cerca del mar podés usar una imagen), darte un baño o mirar un programa humorístico. 

Una vez que adquieras estos hábitos y hayas puesto en práctica las sugerencias que te presenté, tu productividad aumentará como mínimo un 100%. 

Saludos

Martín

3 principios sobre la productividad

Continuando con el tema productividad hoy quiero presentarte tres principios que complementan las notas que presenté anteriormente. Los mismos van a ayudarte a reflexionar sobre tus acciones y sobre cómo hacer ajustes para ser más productivo:

1. Actividad no es productividad

Muchas veces estamos "muy ocupados" pero cuando llega el final del día nos damos cuenta que no hicimos mucho. ¿Te pasó alguna vez que trabajaste todo el día casi sin moverte de tu oficina pero al terminar la jornada sentiste que no fuiste muy productivo? Quizás te quedaron tareas importantes sin hacer o sin terminar. 

Esto ocurre porque el hecho de estar ocupados realizando tareas no garantiza la productividad. Esto se relaciona mucho con las notas que presenté anteriormente: la ley de Pareto y la matriz de Stephen Covey donde hablamos de lo importante y lo no importante.

Es importante que al comenzar el día te tomes un momento para contestar esta pregunta: 

¿Cuáles son los resultados más importantes que quiero alcanzar hoy?

Más que en tareas, resulta más beneficioso enfocarse en resultados a alcanzar. No importa tanto cómo lo hagamos sino lograr el resultado. Si te enfocás en tareas quizás no veas maneras más sencillas de lograr el objetivo.

Otro punto interesante que nos ayuda a diferenciar entre actividad y productividad es saber controlar nuestro deseo de gratificación inmediata. Me refiero a la tentación de realizar actividades que nos producen cierta gratificación a corto plazo pero nos distraen de nuestro objetivo.

Por ejemplo, quizás tengo como meta terminar un informe para el mediodía. Si me enfoco en dicho objetivo puedo hacerlo a tiempo. Sin embargo, mientras estoy enfocado en la tarea mi mente busca dispersiones como ser hacer una llamada telefónica, revisar mi correo personal, ingresar a una red social, leer las noticias, etc.

Si bien estas distracciones pueden usarse en los momentos programados de descanso, debemos evitarlas en los momentos que decidimos enfocarnos en nuestro objetivo. Si no lo hacemos, difícilmente alcancemos nuestra máxima concentración, y esta distracción si bien nos brinda una gratificación inmediata, nos está dificultando lograr el objetivo propuesto.

Para esto es importante tener hábitos que nos potencien y de eso habla el próximo principio.

2. Nuestros hábitos crean nuestro destino

Muchas veces menospreciamos el poder de las pequeñas decisiones y acciones cotidianas. Sin embargo, si repetimos las mismas acciones estas se convierten en hábitos que una vez adquiridos resultan muy difíciles de eliminar. Una vez que adquirimos el hábito de hacer algo vamos a hacerlo automáticamente en el futuro.

Volviendo al ejemplo de las interrupciones, si nos acostumbramos a distraernos en nuestro momento más productivo leyendo las noticias, vamos a adquirir este hábito y en el futuro, cuando queramos ser productivos probablemente nos distraigamos fácilmente leyendo las noticias.

Para evitar esto debemos crear hábitos que nos potencien. Si realizamos una actividad de manera reiterada por al menos 30 días, vamos a incorporarla como hábito. Una vez que lo hayamos hecho dicho hábito va a quedarse con nosotros de manera permanente.

El éxito no depende tanto de grandes logros repentinos, sino de pequeños logros repetidos una y otra vez. Por ejemplo, una persona promedio en Estados Unidos puede hacerse millonaria ahorrando un dólar por día durante 56 años. Si bien el período parece extenso, muchas veces creemos que para que alguien sea millonario debe trabajar mucho o tener un golpe de suerte. Sin embargo, una persona promedio en ese país puede hacerlo simplemente repitiendo una simple acción en el largo plazo.

Los grandes logros son pequeños logros que se mantienen en el tiempo. Por eso es importante incorporar hábitos positivos, que nos potencien y que nos ayuden a lograr nuestras metas.

¿Qué hábitos podrías incorporar?

Algunos ejemplos podrían ser: trabajar en intervalos de una hora sin distracciones, levantarme una hora más temprano, leer durante media hora por día, ejercitarme durante 45 minutos diarios, tomar 8 vasos de agua por día, etc.

Te recomiendo hacer una lista de hábitos positivos y ponerte en acción diariamente durante al menos 30 días hasta incorporarlo. Si bien los primeros días puede ser difícil, la gratificación valdrá la pena el esfuerzo.

3. Caos interno crea casos externo

Es posible que tengas cierto desorden en tu vida en lo que se refiere a tus tareas. Me refiero por ejemplo a tareas sin terminar, decisiones sin comunicar, papeles sin ordenar, archivos en tu computadora sin organizar, etc. Este desorden afecta también tu productividad.

Una primera respuesta podría ser tomarte un momento para ordenar este caos. 

Sin embargo, como lo dice el título, el caos externo es creado por el caos interno. Me refiero a que el desorden en tu mundo externo (papeles, oficina, etc.) se crea a partir de un desorden similar en tu mente. Es importante tener esto en cuenta porque por más que dediques tiempo a ordenar tu caos externo, si tu mente está desordenada el desorden externo va a volver tarde o temprano.

El solo hecho de ser consciente de esto puede ser de gran ayuda.

Luego, es necesario que te enfoques en trabajar tu caos interno. Algunas preguntas que puede resultarte útil responder pueden ser:

¿Qué conflictos internos tengo sin resolver? 
¿Cómo puedo resolverlos?
¿Qué decisiones me ayudarían a solucionar dichos conflictos?
¿Qué acciones importantes he postergado?
¿Qué cambios en mi vida me ayudarían a ordenar mi mente?

Encontrar la respuesta a estas preguntas probablemente requiera reflexión y sinceridad con vos mismo. Ponerlas en práctica puede requerir tiempo y esfuerzo pero va a ayudarte a ordenar tu mente y como consecuencia tu mundo externo.

Saludos
Martin

La ley de Pareto y su aplicación a la productividad

En notas anteriores hablamos sobre productividad. Si no leíste dichas notas te invito a que lo haga aquí: 6 sugerencias para aumentar la productividad y La matriz de Stephen Covey.

Hoy quiero hablarte de la ley de Pareto, que también es conocida como la ley del 80-20. La misma puede enunciarse de distintas maneras pero aplicada a resultados podríamos describirla así:

El 80% de los resultados proviene del 20% del esfuerzo

Podrías cambiar la manera de enunciar este principio según el tipo de trabajo que realices. Podrías por ejemplo decir que el 80% de los ingresos proviene del 20% de los productos o del 20% de los clientes, que el 80% de los errores en un software se encuentra en un 20% del código, etc.

Si aplicamos este principio podemos mejorar nuestra productividad. Para esto lo primero que debemos hacer es encontrar nuestro 20% más productivo.

¿Cuál es tu 20% de las tareas que produce el 80% de los resultados?

Me gustaría que te tomes un momento para hacer este análisis. Una vez que lo hayas hecho, el mismo puede darte ideas interesantes para mejorar tu productividad.

Dentro del 80% que no te produce los mejores resultados, ¿qué tareas podés delegar, eliminar o por lo menos dedicar menos tiempo a realizaras?

Al disminuir estas tareas y al aplicar las sugerencias para ser más productivo que te presenté previamente, vas a poder hacer más del 20% de las tareas que te producen el 80% de los resultados.

Por ejemplo, si tenés 10 clientes y 2 de ellos te producen el 80% de las ganancias, algunas opciones podrían ser:

• Buscar generar nuevos negocios con los dos clientes que producen el 80% de las ganancias
• Considerar eliminar o disminuir el tiempo de dedicación a alguno de los clientes que producen en total el 20% de las ganancias
• Buscar nuevos clientes similares a los dos clientes que me generan más ingresos

La regla del 80-20 también puede aplicarse a la administración del tiempo para dar prioridad a las tareas que producen los mayores resultados. En las sugerencias para ser más productivos te sugerí comenzar el día con la tarea más importante. Dicha tarea debería ser parte del 20% que genera el 80% de los resultados.

Este principio complementa a la matriz de Stephen Covey, y debe aplicarse de manera permanente.

Saludos

Martin